Comment réaliser un bon tableau de bord sur Excel ?

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Comment réaliser un bon tableau de bord sur Excel ?

Les 10 règles à respecter

prendre connaissance avant d’agir et non pas agir en prenant connaissance

Avant de voir comment réaliser un bon tableau de bord sur Excel, il est nécessaire de définir ce que devrait être un tableau de bord; un outil qui, de par sa conception, vous permet de visionner rapidement vos indicateurs clés, sans pour autant vous permettre d’agir sur ces données, en effet, un tableau de bord doit vous permettre prendre connaissance avant d’agir et non pas agir en prenant connaissance.

En cela réside une partie des difficultés que vous pouvez rencontrer en réalisant un tableau de bord sur Excel, parce que vous voudrez sans doute y intégrer le maximum de fonctionnalités et ce parfois au détriment de sa vocation première : Visualiser des données.

En suivant ces 10 règles élémentaires vous pourrez réaliser un tableau de bord qui réponde à vos besoins !

1. Connaître son besoin.

Avant de concevoir votre tableau de bord vous devez identifier votre besoin. Quels sont mes KPI (indicateurs clés)? Sous quelle forme je veux les visualiser? Ainsi, plus vous aurez une vision claire de ce besoin, plus vous saurez quel chemin prendre pour le modéliser.

Mais comment faire ? Rien de plus simple! il suffit de prendre une feuille blanche, un crayon et de dessiner le tableau de bord de vos rêves. Cela aura pour effet de structurer votre besoin, de le traduire et de le faire évoluer en amont de la réalisation.

2. Choisir vos indicateurs

Un tableau de bord c’est 10 indicateurs maximum ! Pourquoi ? Parce qu’il est important de concentrer votre attention. En somme, plus vous créer d’indicateurs moins ils auront d’importance à vos yeux. En effet, le temps que vous consacrerez à votre tableau de bord ne changera pas, en temps normal, vous aurez une quinzaine de minutes à lui consacrer en buvant votre café avant votre première réunion. Ainsi on peut résumer cette théorie par l’équation suivante:

 [Importance]=[Temps consacré]/[Nombre d'indicateurs] 

Donc si vous ne voulez pas faire perdre de consistance à vos indicateurs considérés comme “clés”, choisissez-les avec une grande minutie!

Pour bien choisir vos indicateurs, pensez aux enjeux de production, de marché, de qualité et d’expérience client.

3. Définir vos indicateurs

Tableau de bord

Rien de pire que d’utiliser un nom d’indicateur qui n’ait pas la même signification pour tout le monde ! Partant de ce fait, mieux vaut couper court à toutes les interprétations en incluant un dictionnaire de données dans votre tableau de bord. L’information peut se trouver à proximité du nom de l’indicateur ou sur une feuille à part, l’important est que cette notion soit présente. Et pour bien faire l’existence de ce dictionnaire doit être connue de tous.

4. Garantir la fiabilité

Aucun doute ne doit exister au sujet des données affichées par votre tableau de bord. Premièrement, parce qu’il ne saurait être un tableau de bord digne de ce nom s’il n’était pas la référence de vos données. Ensuite parce que la moindre incohérence sur un chiffre, entraînerait la méfiance sur l’ensemble des chiffres. Tester à outrance son tableau de bord avant de le diffuser permet généralement d’éviter les erreurs d’autant plus s’il est malmené en essayant des manipulation qui, même si elles sont insensées, auront le mérite d’avoir été prévues. D’ailleurs si des dimensions de temps sont utilisées, les meilleurs tests seront de les confronter aux semaines avec jours fériés et aux changement d’années.

Attention ce point est stratégique: d’après eusprig.org – 88% des fichiers Excel comporte des erreurs de formules. D’où la nécessité d’être vigilant ou de passer par un professionnel pour développer son tableau de bord … Pensez à nous et cliquez ici !

5. Choisir ses dimensions

tableau de bord

Qu’entendons nous par “dimensions” ? Vous les appelez sans doute plus généralement “filtres” que “dimensions” mais la notion est similaire. Il s’agit en effet des critères utilisés pour rendre dynamique votre tableau de bord. Celle qui est la plus régulièrement utilisée est la dimension relative au temps (jour, mois, trimestre, quadrimestre, semestre, année …) . Ainsi plus vous prévoyez ces dimensions en amont de votre conception plus vous les intégrerez au moment de structurer vos données. Cela évitera le “bidouillage” au moment d’utiliser vos dimensions.

6. S’adapter aux utilisateurs

Si vous pensez qu’un tableau de bord peut répondre à l’ensemble des besoins, concevez-le ainsi. Néanmoins, il est souvent plus pertinent de créer un tableau de bord par “type” d’utilisateurs afin de répondre précisément aux besoins spécifiques. Comment réaliser un bon tableau de bord sur Excel se résume parfois en Comment réaliser de bons tableaux de bord sur Excel ?

Pour chaque type d’utilisateur il sera alors nécessaire d’appliquer les 10 règles élémentaires en toute indépendance sauf pou les définitions de données qui devront rester les mêmes.

7. Automatiser

Si nous reprenons la définition en introduction de cet article ” vous permet de visionner rapidement vos indicateurs clés “ donc il ne peut exister de notion de rapidité si l’utilisateur doit soit mettre à jour le fichier soit attendre sa mise à jour. Ainsi il est important que le tableau de bord soit actualisé avant son ouverture… la nuit par exemple. Le plus simple est souvent d’utiliser le planificateur de tâches qui actualisera le tableau de bord pendant votre absence.

8. Soigner son aspect

Si la vocation première d’un tableau de bord est de permettre de consulter de la donnée, il est tout de même nécessaire de prendre en compte l’aspect graphique et l’ergonomie pour mettre en exergue vos données. Mais comment réaliser un bon tableau de bord sur Excel tout en soignant son aspect ? 2 solutions: y consacrer soit du temps soit de l’argent. Le temps pour le faire seul ou de l’argent en passant par un professionnel d’Excel (DevMy par exemple) qui se chargera de non seulement soigner l’aspect mais également la façon d’interagir avec votre tableau de bord pour le rendre “user friendly” (agréable pour l’utilisateur)

9. Prévoir l’avenir

La durée de vie moyenne d’un fichier Excel est de 5 ans, ensuite il est souvent abandonner pour laisser place à un autre fichier. Néanmoins pendant 5 ans votre entreprise évolue, les produits, la structure, les normes et votre tableau de bord ? C’est pour cela qu’il est nécessaire de concevoir un tableau de bord évolutif,où il est possible de changer rapidement la granularité, les dimensions et même les indicateurs. A défaut il arrivera un moment où votre tableau de bord, malgré l’énergie consacrée deviendra d’abord partiellement obsolète avant de l’être totalement.

Attention suite de l’article purement mercantile

10. Contacter DevMy

C’est la règle la moins indispensable des 10 mais qui vous permettra de répondre avec assurance aux 9 autres puisque les règles édictées ci-dessus sont celles que nous appliquons lors de la conception de tableaux de bord, le tout en apportant un œil extérieur parfois très profitable, donc n’hésitez pas à nous contacter.

 

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